Datenschutzerklärung von NotarMaxRat
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie NotarMaxRat personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Dienstleistungen rund um notarielle Beratung und Beurkundungen erbracht werden. Wir Geschaeft sachorientiert und nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben in der Schweiz sowie unter Berücksichtigung relevanter internationaler Regelungen. Ziel ist der vertrauliche, zweckgebundene und sichere Umgang mit Ihren Daten. Diese Erklärung richtet sich an Klienten, Interessenten und Geschäftspartner und erläutert Erfassungszwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauern, Weitergaben sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten.
Begriffsbestimmungen
Im Folgenden werden zentrale Begriffe erläutert, die in dieser Datenschutzerklärung verwendet werden, um Transparenz über die Verarbeitungsvorgänge zu schaffen.
Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten
NotarMaxRat erhebt personenbezogene Daten direkt vom Nutzer, automatisch im Rahmen der Nutzung unserer Dienste sowie von Dritten, wenn dies für die Geschäftsabwicklung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Daten, die Sie uns mitteilen
Im Rahmen der Mandatsaufnahme und Kommunikation erfassen wir Informationen, die Sie aktiv bereitstellen oder die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.
- Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und, falls erforderlich, Kopien von Identitätsdokumenten.
- Kontaktinformationen: Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie bevorzugte Kommunikationskanäle.
- Mandats- und Vertragsdaten: Vertragsinhalte, Vollmachten, Beglaubigungsunterlagen, Transaktionsdaten und sonstige für die Beurkundung relevante Unterlagen.
- Verwaltung- und Abrechnungsdaten: Bankverbindungen, Rechnungsadresse und Zahlungsnachweise zur Abwicklung von Honoraren.
- Kommunikationsinhalte: E-Mails, Nachrichten und Gesprächsnotizen, die im Rahmen der Beratung entstehen.
- Sonstige Angaben, die zur Durchführung der vereinbarten Dienstleistung erforderlich sind, etwa Informationen zu Vermögenswerten oder rechtlichen Beziehungen.
Automatisch erhobene Daten
Beim Besuch unserer Website und bei Nutzung digitaler Dienste werden technische Daten automatisch erfasst. Diese dienen der Funktionalität, der Sicherheit und der Optimierung unserer Services.
- Nutzungsdaten: besuchte Seiten, Verweildauer, Klickverhalten und Navigationspfade auf NotarMaxRat.pro.
- Technische Daten: IP-Adresse (anonymisiert oder in pseudonymisierter Form), Browsertyp, Gerätemodell und Betriebssystem.
- Log- und Fehlerdaten: Systemereignisse, Absturzberichte und Sicherheitsprotokolle.
- Standortdaten in aggregierter oder grob geolokalisierter Form, wenn technisch verfügbar und relevant für die Angebotssteuerung.
- Cookie-Informationen und Tracking-Daten, soweit vom Nutzer nicht widersprochen wurde.
- Analysedaten zur Verbesserung von User-Experience und zur Absicherung der Plattform.
Daten von Dritten
In bestimmten Fällen beziehen wir Daten von Dritten, um Identität zu prüfen, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen oder technische Dienstleistungen bereitzustellen.
- Kooperation mit Verwaltung und Zahlungsanbietern zur Abwicklung von Gebühren.
- Auskunftserteilung durch Auskunfteien oder Identitätsprüfer, soweit gesetzlich zulässig und zur Mandatsdurchführung erforderlich.
- Anwälte, Treuhänder oder andere Notare im Rahmen fachlicher Zusammenarbeit und Mandatsübertragung.
Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten für klar definierte, legitime Zwecke. Jeder Verarbeitung liegt mindestens ein nachvollziehbarer Zweck und eine Rechtsgrundlage zugrunde.
- Erbringung und Abwicklung der vereinbarten notariellen Dienstleistungen und Vertragsbeurkundungen.
- Kommunikation mit Klienten, Vereinbarung von Terminen und Beantwortung von Anfragen.
- Identitätsprüfung und Sorgfaltspflichten zur Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen.
- Rechnungsstellung, Buchhaltung und gegebenenfalls Mahnwesen.
- Sicherstellung der IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Wahrung der Integrität von Dokumenten.
- Durchführung interner Analysen zur Verbesserung von Abläufen und Dienstleistungen.
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gegenüber Behörden und Gerichten, soweit erforderlich.
- Marketingmaßnahmen nur mit ausdrücklicher Einwilligung, z. B. Informationsmaterial zu Leistungen von NotarMaxRat.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben, zur Vertragserfüllung, zur Wahrung berechtigter Interessen oder nach Einwilligung der betroffenen Person.
- Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. Aufbewahrungspflichten, Mittel oder Meldepflichten gegenüber Behörden.
- Berechtigte Interessen von NotarMaxRat, etwa IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Geltendmachung von Ansprüchen, sofern die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen.
- Einwilligung der betroffenen Person für spezifische Verarbeitungen, beispielsweise für Direktwerbung oder nicht notwendige Cookies.
Hinweis für betroffene Personen nach Datenschutzrecht
Unabhängig vom anwendbaren nationalen Recht gelten für betroffene Personen aus der EU/EG ergänzende Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). NotarMaxRat respektiert diese Rechte und unterstützt bei der Ausübung.
- Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten und die damit verbundenen Verarbeitungszwecke.
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder vervollständigung unvollständiger Daten.
- Recht auf Löschung der Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht, sowie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Weitergabe und Offenlegung von Daten
NotarMaxRat teilt personenbezogene Daten nur, wenn dies zur Erfüllung der Dienstleistung, zur Abrechnung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund rechtlicher Entscheidungsgründe erforderlich ist.
- Dienstleister und Auftragsverarbeiter, z. B. IT-Provider, Hosting, Archivdienstleister und Zahlungsdienstleister.
- Fachliche Kooperationspartner wie Anwälte, Treuhänder oder andere Notare, soweit dies zur Mandatsbearbeitung erforderlich ist.
- Behörden, Gerichte oder Aufsichtsstellen, wenn dies rechtlich angeordnet oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.
- Externe Auditoren und Prüfstellen zur Erfüllung interner oder gesetzlicher Prüfpflichten.
- Künftige Käufer oder Vertragspartner im Falle einer Umstrukturierung oder Veräußerung von Geschäftsteilen, stets unter Wahrung angemessener Schutzvorkehrungen.
- Sonstige Empfänger nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage oder Einwilligung der betroffenen Person.
Internationale Datenübermittlungen
Datenübertragungen außerhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums können erforderlich sein, etwa an Dienstleister mit Sitz im Ausland. Solche Transfers erfolgen nur mit geeigneten Schutzmaßnahmen.
Als Schutzmaßnahmen kommen standardisierte Vertragsklauseln, angemessene organisatorische und technische Maßnahmen sowie eine sorgfältige Auswahl und vertragliche Bindung der Dienstleister zum Einsatz.
Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder anonymisiert.
Daten im Zusammenhang mit Mandatsverhältnissen werden grundsätzlich für die Dauer der Mandatsbeziehung und anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. In vielen Fällen ergeben sich Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren, sofern gesetzlich vorgeschrieben.
Kommunikationsinhalte und E-Mail-Verkehr werden für die Dauer der Bearbeitung und zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert; sofern nicht länger erforderlich, werden sie gemäß interner Richtlinien gelöscht.
System- und Sicherheitsprotokolle werden zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit und zur straf- und zivilrechtlichen Verteidigung zeitlich begrenzt gespeichert, in der Regel für mehrere Monate bis wenige Jahre abhängig von gesetzlichen Anforderungen.
Auf Wunsch einer betroffenen Person prüfen wir die Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Interessen oder andere zwingende Gründe entgegenstehen.
Sicherheit personenbezogener Daten
NotarMaxRat setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten zu schützen. Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an aktuelle Bedrohungen angepasst.
- Verschlüsselung sensibler Daten bei Übertragung und Speicherung sowie Einsatz von TLS für Webverbindungen.
- Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen und regelmäßige Zugriffskontrollen für Mitarbeiter und Dienstleister.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits, Backups, Incident-Response-Prozesse und Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz.
Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben verschiedene Rechte im Zusammenhang mit ihren personenbezogenen Daten. Zur Ausübung dieser Rechte kann Kontakt mit NotarMaxRat aufgenommen werden. Wir prüfen Anfragen zügig und nachvollziehbar.
- Recht auf Auskunft: Erhalt einer Kopie der gespeicherten personenbezogenen Daten und Informationen über Verarbeitungszwecke.
- Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- Recht auf Löschung: Antrag auf Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen, z. B. bei Streitigkeiten über die Richtigkeit der Daten.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Erhalt der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, soweit anwendbar.
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf berechtigten Interessen beruhen.
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
- Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, insbesondere bei Zweifeln an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung.
Auskunfts- und Betroffenenrechte
Natürliche Personen können Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen sowie Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung beantragen, soweit gesetzlich zulässig. Anfragen sollten schriftlich erfolgen und eine Identitätsbestätigung enthalten, damit wir personenbezogene Daten sicher zuordnen können. NotarMaxRat prüft bei jeder Anfrage den Umfang und die Rechtsgrundlage der gewünschten Maßnahme.
Wir bemühen uns, auf berechtigte Auskunfts- oder Löschanfragen innerhalb von 30 Tagen zu antworten. In komplexen Fällen kann die Prüfung mehr Zeit in Anspruch nehmen; wir informieren Sie über Verzögerungen und den voraussichtlichen Bearbeitungszeitraum.
Marketing-Kommunikation
NotarMaxRat nutzt Kontaktdaten nur zur Versendung von Informationen, für die Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, oder in Fällen, in denen ein berechtigtes Interesse vorliegt und dies gesetzlich zulässig ist. Beispiele sind relevante Aktualisierungen zu angebotenen Dienstleistungen, fachliche Publikationen oder Einladungen zu Fortbildungen. Jede Marketingkommunikation enthält klare Hinweise, wie Sie den Erhalt zukünftig unterbinden können.
Wenn Sie keine Marketing-Nachrichten mehr erhalten möchten, nutzen Sie den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder senden Sie eine E-Mail an [email protected] mit dem Betreff "Abmeldung Marketing". Alternativ können Sie uns schriftlich an Chisacherweg, 5600 Ammerswil, Schweiz informieren.
Schutz von Minderjährigen
Die Dienste von NotarMaxRat richten sich an volljährige Personen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in der Schweiz. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen ohne Einwilligung der gesetzlichen Vertreter. Falls uns Daten Minderjähriger übermittelt wurden, die nicht mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen, bitten wir um Benachrichtigung, damit wir die Daten prüfen und gegebenenfalls löschen können.
Links zu Drittanbietern
Unsere Website kann Links zu Diensten oder Informationen Dritter enthalten. Diese Drittanbieter unterliegen eigenen Datenschutzbestimmungen, auf die NotarMaxRat keinen Einfluss hat. Wir empfehlen, die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen der verlinkten Anbieter zu prüfen, bevor Sie dort persönliche Daten eingeben.
Änderungen der Datenschutzerklärung
NotarMaxRat überprüft und aktualisiert die Datenschutzerklärung bei Bedarf, insbesondere bei Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen oder unserer Verarbeitungstätigkeiten. Wesentliche Änderungen werden mit Angabe des Inkrafttretens datiert und auf der Website veröffentlicht; kleinere Anpassungen können ohne gesonderte Mitteilung erfolgen.